Vanliga fallgropar med ESP-migreringsprocess och hur man övervinner

Jag är säker på att du någon gång i ditt liv har varit tvungen att flytta hus. Sortera dina föremål i olika kategorier, lägga dem i lådor av varierande storlek, använda separat förpackningsmaterial för ömtåliga och icke-känsliga föremål – jag är säker på att du inte behöver någon introduktion till packnings- och flyttrutinen. Nu, varför pratar jag om det här? För att fästa din uppmärksamhet på det faktum att denna process är ganska analog med att migrera från din nuvarande ESP (e-postleverantör) till en ny.

ESP:er erbjuder en mängd funktioner – spårning av webbplatser, automatisering, listsegmentering, formulär för infångning av leads och A/B-testning – vilket är anledningen till att de är absolut älskade av företag. Men med tiden, allt eftersom ett företag (och dess behov och krav) utvecklas, måste de ta farväl av sin befintliga ESP och anamma en annan lösning som är bättre anpassad för deras krav. Men detta kan vara en otroligt komplex process (igen, ungefär som att flytta hus). Om du för närvarande är mitt uppe i att migrera ESP:er eller överväger att göra det inom en snar framtid, kan den här bloggen visa sig vara lämplig att läsa. Här diskuterar vi några av de vanliga fallgroparna som dyker upp under ESP-migreringsprocessen och hur man effektivt kan hantera dem. Redo att ta reda på det? Dyka i!

Fallgroparna

Från att bli förtrogen med funktionerna i din nya ESP till att bedöma om den håller upp till dina förväntningar, måste man brottas med många utmaningar när man migrerar. Låt oss ta en djupgående titt på de misstag som företag med största sannolikhet kommer att begå i processen.

1. Påskynda processen

ESP:er är komplexa enheter. Om du därför misslyckas med att noggrant rita ut din migration från ett system till ett annat, kommer du att hamna i oönskade resultat. När du väl är säker på att göra en övergång, fråga dig själv detta: ”Vad ska jag leta efter i min nya ESP?” Bara att få ett tydligt svar på detta kommer att lösa mer än hälften av dina problem.

Nedan har vi lyft fram några faktorer som man måste prioritera när man letar efter en ESP.

• Användbarhet av funktioner: Att välja en ESP utrustad med olika funktioner är rätt väg att gå, eller hur? Tja, inte alltid. Du förstår, allt kokar så småningom ner till din verksamhetsskala. Om du är ett litet eller medelstort företag är chansen stor att du inte riktigt får många möjligheter att fullt ut använda en mycket sofistikerad ESP. Även om du kan bli frestad att investera i en sådan ESP, är det viktigt att vara försiktig. Du kan överväga att ställa dig själv följande två frågor för att finjustera ditt beslutsfattande:

1. Är funktionerna i denna ESP i linje med mina affärsmål?

2. Kommer denna funktionssvit att fortsätta att passa min verksamhet när den skalas upp?

Om och bara om du får ett jakande svar på båda dessa frågor, gå vidare med köpet.

• Budget: Detta är ganska mycket en logisk fortsättning på punkten ovan. De flesta ESP:er erbjuder nivåpaket där den primära skillnaden mellan den övre och den lägre nivån är antalet abonnenter de kan betjäna. Så om du inte riktigt har en enorm e-postlista, köp en plan på lägre nivå; du kommer att kunna maximera din ROI på det sättet.
• Användarvänlighet: Glöm aldrig bort det faktum att ESP:er är långsiktiga tillgångar för ett företag. När du väljer en ESP, se därför till att kontrollera att den har ett intuitivt och användarvänligt gränssnitt. Det bästa sättet att inspektera detta är genom att använda en gratis testversion av ESP:erna i fråga – alla de bästa ESP:erna på marknaden erbjuder en till nya användare, i alla fall. Göra det mesta av det.
• Kundsupport: Vi är säkra på att du är väl medveten om det stora antalet muttrar och bultar som krävs för att genomföra en e-postkampanj. Kärnan i det ligger din ESP. Att se till att en ESP har kundsupport dygnet runt är absolut nödvändigt.
• Prestationsmätning: Du kanske har hört detta förut, men vi kommer ändå att konstatera det igen: Att lansera en e-postkampanj är bara halva jobbet gjort; den andra hälften ligger i att spåra dess prestanda. En ESP som har en robust analysapparat ger dig en djupgående förståelse för hur prenumeranter svarar på dina kampanjer, vilket gör det enkelt för dig att optimera dem.
• säkerhet: Din ESP kommer att ha tillgång till mycket känslig information om dina prenumeranter. Därför, efter att du har nominerat en ESP, granska dess datasäkerhetspolicyer noggrant.

2. Värmer inte upp din nya IP tillräckligt

Detta är särskilt viktigt om leveransbarhet var den drivande orsaken till att du bytte ESP. Kom ihåg att att bara migrera till en ny ESP som lovar överlägsen leveransbarhet kommer inte att lösa alla dina problem. Det kommer att förbättra saker och ting, visst, men du måste fortfarande vidta vissa åtgärder från din sida för att se till att du är helt i klartext. Med ”vissa åtgärder” syftar vi mest på att utarbeta en dedikerad IP-uppvärmningsplan. Att flytta från en ESP till en annan innebär också att flytta från dina befintliga IP-adresser och domäner till nya. Så om du inte skapar ett gott rykte för dessa nya tillgångar genom att vederbörligen värma upp dem, kommer migrationen att visa sig vara kontraproduktiv.

3. Att vara usel med gamla data

Din gamla ESP är ett arkiv med ovärderlig kunddata, bortom den uppenbara e-postadressen och kontaktinformationen, såsom prenumerationsdatum, av- och avregistreringar, intressen och preferenser, adresser för spamklagomål, tidigare köpbeteende, undertryckningslistor och liknande. Nu, vad händer om du utelämnar denna data när du byter ESP:er? Du måste skapa dina kundprofiler från grunden, skicka e-postmeddelanden till prenumeranter som inte längre vill höra från dig och smutsa ner dina befintliga personaliseringsstrategier, bland många, många andra saker.

I ett nötskal riskerar du att sätta tillbaka din verksamhet med ett otänkbart antal steg. Trots de katastrofala konsekvenserna är antalet företag som faller offer för detta större än vad man skulle anta.

4. Att inte ge din personal den utbildning som krävs

En av de stora utmaningarna med att migrera ESP:er är att behöva linda huvudet runt funktionerna i ett nytt system, om igen. Utan rätt riktning och vägledning kan detta framstå som ganska överväldigande och besvärligt. Vilken kunskapsnivå du än hade med avseende på din tidigare ESP kommer inte att återspeglas i din nya, tänk alltid på det. Det idealiska tillvägagångssättet är att samarbeta med supportteamet från din nya leverantör och skapa dedikerade workshops för alla dina olika avdelningar för att göra migreringsprocessen så smidig som möjligt för dem.

Lösningarna

Nu när vi har lärt oss om de olika gropen, låt oss förstå hur vi kan undvika dem.

1. Synkronisera dina marknadsförings- och IT-avdelningar

Låt oss ta upp frågan som kan ha dykt upp i ditt huvud efter att ha läst den rubriken: ”Hur rör min ESP min IT-avdelning?”

Tillåt oss att utveckla. Din marknadsavdelning och försäljning, i förlängningen, är de enda två avdelningar som din ESP kommer att vara direkt relevant för hela tiden. Men under migreringen kommer din IT-avdelning att ha en lika viktig roll att spela. Uppgifter som att importera kontaktlistor, historisk data och testning för anpassade integrationer kommer att utföras med dem. Att få dina marknadsförings- och IT-avdelningar att samordna med varje rätt i början av migreringsprocessen kommer därför att göra livet mycket lättare för dig. Alternativt kan du också ta hjälp av dedikerade ESP-migreringsexperter från en byrå.

2. Testa vid varje steg

Vare sig det handlar om att skapa ett segment, designa en mall eller ställa in ett automationsarbetsflöde, är det alltid bäst att stanna och testa efter att ha utfört en åtgärd för första gången i din nya ESP. Ja, även om det råkar finnas vissa likheter mellan dina tidigare och nuvarande leverantörer. Det spelar ingen roll om du har utfört en viss åtgärd över hundra gånger i din senaste ESP; du kommer aldrig att veta hur det kommer att manifestera sig i det nya systemet om du inte tar en stund att testa det.

3. Skapa en idiotsäker IP-uppvärmningsstrategi

Tidigare har vi pratat om vikten av IP-uppvärmning samtidigt som vi byter till en ny ESP. Här kommer vi att lista några bästa praxis. Ta en titt.

• Ta reda på vilka dina mest engagerade prenumeranter är. Rikta in dem först medan du skickar ut e-postmeddelanden med din nya ESP. Detta kommer att bidra till att förbättra din ställning hos ISP:er (Internet Service Providers), som använder publikens engagemang som ett primärt mått för att avgöra om ett e-postmeddelande är spam eller inte.
• Skicka inte e-postmeddelanden till alla dina prenumeranter på en gång. Öka istället sändningsvolymen gradvis. Beroende på antalet kontakter på din lista, fasa ut uppvärmningsprocessen under några dagar eller veckor efter behov.
• Vilket av dina e-postsegment har haft störst framgång historiskt? Nyhetsbrev? Rekommendationsmail? E-postmeddelanden om kunduppskattning? Rekommendationsmail? Oavsett vad som kan vara fallet, se till att hålla dem i centrum av din IP-uppvärmningsprocess.

Som du kanske redan har gissat går mycket hårt arbete och forskning på att utarbeta en solid IP-uppvärmningsstrategi. Om din tallrik redan är full av ansvar, kan du alltid överväga att arbeta med en pålitlig byrå för att utföra denna kritiska uppgift åt dig.

Slår ihop det

Att migrera från en ESP till en annan är utan tvekan en utmanande affär. Vi hoppas att insikterna som delas ovan hjälper dig att fatta ett välgrundat beslut och välja en ESP som kommer att lyfta ditt företag till nya höjder.