Varför är företags-e-postmeddelanden viktigt?
I en värld där över 25 procent av människor arbetar på distans är e-postmeddelanden viktigare än någonsin.
Företag förlitar sig i grunden på kommunikation och när du inte kan göra det personligen minskar dina alternativ dramatiskt till videosamtal, e-postmeddelanden och sms.
Videosamtal kan vara tröttsamma och svåra att organisera om du arbetar i flera tidszoner. Texter kan vara för informella och inte tillräckligt anpassningsbara för att möjliggöra effektiv kommunikation.
Så det gör att miljontals människor litar på e-post för att hålla sin verksamhet igång produktivt och smidigt. Faktum är att e-post har varit känt för att generera $42 för varje $1 som spenderas och rankas fortfarande som den bästa ROI-kanalen.
Hur kan du förbättra din e-postskrivning?
Med det sagt är det viktigt att alla vet hur man skriver framgångsrika e-postmeddelanden.
Men hur ser ett framgångsrikt mejl ut? Här är våra fem bästa tips för att skriva övertygande och framgångsrika affärse-postmeddelanden 2022.
1) Se till att din grammatik är korrekt
Det viktigaste att tänka på när du skriver ett e-postmeddelande för företag är din grammatik. Felaktig grammatik leder till oklar kommunikation och blandade budskap.
Det finns så många regler och undantag i det engelska språket att det är alltför lätt att förbise misstag, speciellt när du behöver skriva snabbt. För sinnesfrid är det bäst att använda en grammatikkontroll, som kan vara din andra uppsättning ögon för att se till att du inte missar några fel.
Vissa fel är bara pinsamma (som att blanda ihop ”där” och ”deras”), men andra hindrar meningen med din idé, vilket kan vara problematiskt.
Bra grammatik gör också e-postmeddelanden lättare att läsa och mindre benägna att hoppa över, vilket leder oss till vårt andra tips.
2) Välj en bra ämnesrad
Även om du har skrivit ett fantastiskt e-postmeddelande med perfekt grammatik, kommer det inte att vara effektivt om folk inte läser det. Det första som folk ser är ämnesraden och om den är dålig kan detta vara det enda de ser.
En dålig ämnesrad är en som är vag eller ser ut som att den kan vara skräppost. Ett exempel på detta är: ”Snabbfråga.” Det är oklart och indikerar inte dess betydelse.
En bra ämnesrad är en som tydligt anger syftet med e-postmeddelandet med så få ord som möjligt. Några exempel på detta är:
- ”En snabb fråga om förra veckans försäljningsstatistik”
- ”En fråga om COP27”
- ”En fråga om Chaucer-föreläsningen kl. 14.00”
Dessa exempel är alla specifika och visar hur viktiga de är.
- Den första använder ordet ”snabb” för att betyda att det är ett enkelt e-postmeddelande av liten betydelse.
- Den andra är mycket mer formell och ger en tydlig indikation om vem e-postmeddelandet ska tilldelas på en stor avdelning.
- Den tredje inkluderar en tid, som ger ett tecken på att det är brådskande utan att använda ord som utlöser skräppost.
Undvik att använda skräpposttriggerord
Det finns över 400 ord och tecken som kan skicka din e-post direkt till skräppostmappen. Normalt sett skyddar detta inkorgar från att bli överkörda med irrelevanta meddelanden, men det kan ibland innebära att du missar ett viktigt mejl.
Den goda nyheten är att det är lätt att undvika att detta händer med din kommunikation. Så länge du är specifik, relevant och undviker ord som ”brådskande” och ”problem”, bör din e-post nå den avsedda mottagaren.
3) Var tydlig och koncis
Nu när du har fått ämnesraden är det dags att titta på innehållet i mejlet.
När det kommer till e-post är mindre alltid mer.
I en tidevarv med mobiltelefoner och små skärmar kan stora textstycken kännas klumpig och onödig. Människor kan skanna dem och missa viktig information.
För att undvika detta finns det några saker du kan göra:
1) Fokusera på ett ämne; om du har flera ska du skicka dem som separata e-postmeddelanden.
2) Använd direkt språk och undvik att använda alltför komplexa fraser.
3) Redigera ditt arbete efter att ha skrivit och ta bort allt överflödigt innehåll.
4) Arbeta med din röst
Att vara kortfattad betyder inte att du måste offra din personliga eller företagets röst. Din röst innehåller allt från ditt ordval till ditt sätt till din övergripande ton.
En kraftfull röst kan hjälpa dig att sticka ut från mängden. Det kan på ett subtilt sätt få folk till ditt sätt att tänka och förbättra dina chanser att få den respons du vill ha. Kort sagt, din röst är ditt hemliga verktyg för övertalning.
Med varumärkesröst är konsekvens nyckeln. Oavsett om du kommunicerar med PR eller marknadsföringsteamet, bör den övergripande rösten förbli densamma.
För att säkerställa att din röst är konsekvent, dokumentera allt som kommer att hjälpa inte bara nuvarande anställda utan även framtida genom att effektivisera introduktionsprocessen. Saker kan missas när du förlitar dig på mun till mun, men korrekt dokumentation eliminerar denna risk.
5) Korrekturläsa dina e-postmeddelanden
Sist men inte minst, vårt sista tips är att alltid korrekturläsa dina mejl.
Att korrekturläsa dina e-postmeddelanden är ett avgörande steg i processen att skicka ett e-postmeddelande. Det är viktigt att korrekturläsa ditt mail innan du skickar det eftersom det kan vara pinsamt att skicka ett mail med misstag.
Det första du bör göra när du korrekturläser ditt mejl är att läsa det högt. Detta hjälper dig att fånga eventuella misstag som inte syns på skärmen. Du bör också kontrollera efter stavfel, grammatikfel och skiljetecken.
Inget är värre än att stava ett namn fel eller skriva fel namn helt och hållet. Även om du har gjort allt annat rätt kan det att skriva ”Elanor” istället för ”Eleanor” förvandla ett ”ja” till ett ”nej” – ett positivt svar till ett negativt.
Utöver detta, dubbelkolla alltid dina fakta och siffror. En felplacerad nolla kan resultera i några svåra frågor när felet upptäcks (eller allvarliga problem om det inte är det).
Slutligen, försök att läsa e-postmeddelandet från din mottagares perspektiv. Verkar det vettigt? Förmedlar det sitt avsedda budskap? Är tonen rätt? Om du kan svara ”ja” på dessa tre frågor är ditt e-postmeddelande redo att skickas.
Avslutar
E-post är ett av de viktigaste verktygen i företag. Det är ett bra sätt att kommunicera med kunder, partners och anställda. E-post är också ett bra sätt att marknadsföra dina produkter och tjänster. När man siktar på att skicka ett stort antal e-postmeddelanden för att nå mål eller nyckeltal för företag, kan det vara lätt att förbise viktiga detaljer som att se till att grammatiken är korrekt. Däremot kan felaktig grammatik få din e-post att verka mycket mer oprofessionell och resultera i sämre prestanda.
På samma sätt kan e-postmarknadsförare hoppa över ”korrekturläsning”-stadiet för att påskynda processen att skicka e-postmeddelanden. Återigen, att inte korrekturläsa ditt arbete kan leda till att viktiga detaljer saknas som kan vara skillnaden mellan att en lead svarar eller inte.
Tyvärr finns det ingen ”one size fits all”-strategi för e-postmarknadsföring för företag, men dessa fem tips bör hjälpa dig att komma på god väg att hitta din perfekta lösning för e-postkopiering.
Sammanfattningsvis: bra grammatik är nyckeln, se till att din ämnesrad är kortfattad och relevant, färre ord är bäst, arbeta med att förfina din varumärkesröst och ditt sista steg innan du skickar ska alltid vara en korrekturläsning.